Dropbox có thể không có được vẻ hào nhoáng như Microsoft Office hay Google Drive. Nhưng bạn có thể biến nó thành một nơi làm việc linh hoạt trên đám mây. Dung lượng lưu trữ hàng terabyte giúp bảo mật các tệp của bạn, nhưng nếu bạn cần một tài liệu để liên kết mọi thứ lại với nhau thì sao?
Dropbox Paper là công cụ cộng tác tài liệu có thể giúp bạn xây dựng nền tảng kiến thức hoàn chỉnh. Mẫu là một trợ giúp bổ sung để giúp bạn bắt đầu công việc của mình.
Các mẫu Dropbox Paper, giống như tất cả các mẫu, là các khối xây dựng sẵn giúp tiết kiệm thời gian. Bạn cũng có thể biến bất kỳ tài liệu nào thành mẫu chỉ bằng một cú nhấp chuột. Vì vậy, hãy cùng khám phá cả hai quy trình và đánh giá cao việc Dropbox đã thực hiện nó dễ dàng như thế nào.
Nội dung bài viết
Cách chọn mẫu giấy được thiết kế sẵn trong Dropbox
Dropbox có nhiều lựa chọn tốt về các mẫu được thiết kế sẵn. Các mẫu này phù hợp với các ngành và yêu cầu hàng ngày của họ. Một số mẫu như mẫu ghi chú cuộc họp rất linh hoạt và tiêu chuẩn trong bất kỳ bộ sưu tập mẫu nào. Bạn có thể chọn một mẫu và thêm nội dung của riêng mình hoặc thậm chí điều chỉnh thiết kế để phù hợp với nhu cầu của bạn.
Đây là cách bắt đầu một tài liệu với một mẫu.
1. Mở Dropbox Paper.
2. Trên Màn hình chính, hãy chuyển sang bên phải và thay vì nhấp vào Tạo tài liệu mớilựa chọn Tạo bằng mẫu.
3. Một cửa sổ thả xuống sẽ mở ra và hiển thị ba mẫu mặc định được lựa chọn (Động não, Ghi chú cuộc họp, Kế hoạch dự án). Bạn có thể chọn sử dụng bất kỳ mẫu nào chỉ bằng một cú nhấp chuột vào hình thu nhỏ và khởi chạy tài liệu của mình.
4. Cửa sổ mẫu hiển thị tất cả các mẫu. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Tất cả và bạn có thể lọc các mẫu bạn sở hữu hoặc những mẫu được cộng tác viên chia sẻ với bạn. Mọi mẫu bạn tạo cũng sẽ xuất hiện ở đây.
5. Giống như tất cả các mẫu, tài liệu này cũng chỉ là một bản thiết kế. Bạn có thể tùy chỉnh nó theo nhu cầu của mình bằng cách thay đổi bất kỳ trường, tiêu đề hoặc văn bản giữ chỗ nào. Khi bạn hoàn thành tài liệu, hãy di chuyển nó vào một thư mục được chỉ định.
Dropbox cũng có Thư viện mẫu giấy với nhiều lựa chọn mẫu khác được phân loại rõ ràng. Đi sâu vào danh mục bạn muốn bằng cách xem qua các danh mục. Nhấp vào hình thu nhỏ của mẫu bạn muốn và chọn Sử dụng mẫu để bắt đầu tài liệu của bạn.
Cách tạo mẫu của riêng bạn từ một tài liệu trống
Bạn có thể biến bất kỳ tài liệu trống nào thành một mẫu. Bố trí tài liệu và định dạng nó bằng các công cụ mà Dropbox cung cấp cho bạn.
Định dạng mẫu Dropbox Paper cũng giống như định dạng tài liệu. Bạn có thể thêm bảng, mốc thời gian, phương tiện, khối mã, v.v. vào mẫu của mình. Bạn thậm chí có thể thêm văn bản giữ chỗ có thể đóng vai trò là nhãn để mô tả những gì người khác có thể điền vào các trường hoặc chỗ trống. Hãy nhớ rằng, Dropbox tự động lưu tất cả các thay đổi.
Sau đó chỉ cần mở More menu (ba dấu chấm ngang) ở phía trên bên phải và nhấp vào tạo khuôn mẫu từ trình đơn thả xuống.
Mẫu được tạo và Chỉnh sửa mẫu tiêu đề sẽ xuất hiện trên đầu trang. Khi bạn tạo mẫu, mọi thay đổi bạn thực hiện đối với mẫu này sẽ không ảnh hưởng đến tài liệu gốc của bạn.
Bạn có thể thêm văn bản giữ chỗ bằng cách chọn văn bản nhấp vào biểu tượng văn bản trên menu định dạng.
Mẹo: Bạn cũng có thể xem xét tài liệu Việc cần làm và biến nó thành một mẫu. Việc cần làm bị ẩn cho đến khi bạn nhấp vào Hiển thị việc cần làm nút ở trên cùng bên phải. Sau khi đưa nó vào chế độ xem, bạn có thể làm việc trên nó giống như một tài liệu thông thường và thậm chí biến nó thành một phần của tài liệu khác. Nhưng để làm cho nó hữu ích hơn, hãy thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó và biến nó thành một mẫu.
Ví dụ: bạn có thể biến nó thành danh sách kiểm tra mà bạn có thể sử dụng để xem lại tài liệu hoặc dự án. Tất nhiên, bạn cũng có tùy chọn sử dụng mẫu Danh sách kiểm tra nhóm trong thư viện.
Chỉnh sửa mẫu giấy Dropbox
Bạn chỉ có thể chỉnh sửa các mẫu bạn đã tạo. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mẫu được chia sẻ do người khác tạo, hãy tạo tài liệu từ mẫu đó. Kế tiếp, tạo khuôn mẫu nó để tạo bản sao của riêng bạn.
Nhưng bây giờ, nếu không có mẫu dựng sẵn nào phù hợp với nhu cầu của bạn thì sao? Dropbox Paper giúp bạn dễ dàng tạo mẫu chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Chia sẻ mẫu giấy Dropbox
Chia sẻ mẫu giúp mọi thành viên trong nhóm bắt đầu từ cùng một cơ sở. Di chuột qua mẫu bạn muốn sử dụng và nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa (trông giống như một cây bút chì). Nhấp chuột Chia sẻ.
Bạn cũng có thể mời cộng tác viên cùng làm việc trên một mẫu mới. Quy trình làm việc giống như đối với bất kỳ tài liệu được chia sẻ nào trước khi bạn tạo mẫu cho nó.
Tạo mẫu giấy Dropbox từ ứng dụng di động
Bạn không cần phải bị ràng buộc với máy tính để bàn. Sử dụng ứng dụng di động Dropbox Paper chuyên dụng để tạo và quản lý tài liệu của bạn khi đang di chuyển. Quá trình này như nhau.
1. Mở Dropbox Paper trên iOS hoặc Android.
2. Trên Duyệt qua màn hình, nhấp vào dấu cộng ở trên cùng và chọn mẫu từ danh sách xuất hiện trên màn hình.
Vẫn còn một số hạn chế trên ứng dụng di động. Bạn chưa thể truy cập thư viện mẫu. Ngoài ra, phương pháp “tạo khuôn mẫu” cho tài liệu cũng bị thiếu. Hy vọng Dropbox sẽ đưa nó vào các lần lặp tiếp theo của ứng dụng.
Dropbox Là More Hơn lưu trữ đám mây
Dropbox là một điểm đến ưa thích trên các đám mây. Tiết kiệm thời gian và công sức với sự trợ giúp của những thủ thuật này để sử dụng Dropbox hiệu quả hơn. Vẻ sang trọng tinh tế của Dropbox Paper chứng tỏ rằng nó đang phát triển thành một bộ năng suất hoàn chỉnh. Viết tài liệu hoặc cộng tác trên các tệp của bạn chỉ là một cách để sử dụng không gian bạn có.
