Bạn vẫn còn địa chỉ email prodigy.net hoặc aol.com cổ xưa mà cuối cùng bạn đã từ bỏ? Hoặc có thể bạn đã sử dụng địa chỉ email cao đẳng hoặc đại học trong vài năm và muốn chuyển sang địa chỉ email cố định trước khi tốt nghiệp? Hoặc có thể khi đăng ký dịch vụ Internet, bạn đã sử dụng địa chỉ email ISP như cox.net hoặc comcast.net?
Dù tình huống có thể xảy ra như thế nào, việc chuyển sang địa chỉ email mới là điều không hề nhỏ, đặc biệt nếu bạn có hàng nghìn email muốn giữ lại tại nhà cung cấp dịch vụ email mới của mình.
Nếu bạn không có thời gian để tự làm việc đó, bạn có thể sử dụng dịch vụ mà tôi đã viết trước đó có tên là YippieMove, tính phí 15 đô la nhưng sẽ chuyển tất cả email của bạn từ nhà cung cấp dịch vụ này sang nhà cung cấp dịch vụ khác, như Hotmail sang Gmail hoặc Yahoo Gửi thư tới Gmail, v.v.
Mặc dù tôi nghĩ rằng phương pháp đó phù hợp với một số người nhưng hầu hết mọi người đều có thể tự thực hiện và định cấu hình mọi thứ theo cách họ muốn. Trong bài viết này, tôi sẽ nói về việc chuyển từ bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ email nào sang Gmail hoặc Outlook, vì đó có lẽ là hai nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất tại thời điểm này.
Dưới đây là tóm tắt chung về những việc cần phải làm để chuyển bạn từ dịch vụ email này sang dịch vụ email khác:
- Thiết lập email mới với Gmail hoặc Outlook
- Nhập email cũ sang dịch vụ email mới
- Chuyển tiếp email từ nhà cung cấp cũ sang nhà cung cấp mới
- Quy tắc thiết lập để tự động trả lời địa chỉ email cũ
- Gửi email cho tất cả các liên hệ bằng địa chỉ email mới
- Cập nhật tất cả các tài khoản trực tuyến đã sử dụng địa chỉ email cũ
Nội dung bài viết
Thiết lập tài khoản email mới
Khi thiết lập tài khoản email mới, bạn cần đảm bảo rằng bạn chọn đúng hai thứ: nhà cung cấp email và địa chỉ email của bạn. Đừng chọn một nhà cung cấp dịch vụ email có thể sẽ ngừng hoạt động sau 5 năm hoặc có thể buộc bạn phải rời bỏ. Điều đó có nghĩa là không sử dụng email từ trường cao đẳng/đại học, Nhà cung cấp dịch vụ Internet hoặc email công ty của bạn.
Đề xuất của tôi là Gmail và Outlook vì chúng có những tính năng tuyệt vời mà các nhà cung cấp dịch vụ khác không thể sánh được. Ví dụ: với tài khoản Gmail, bạn cũng có tài khoản Google và do đó có thể trò chuyện video trực tiếp từ Gmail. Google cũng có Google Hiện hành, tính năng này có thể tự động quét email Gmail của bạn và cung cấp cho bạn thông tin về chuyến bay, gói hàng, v.v. Với Outlook.com, bạn có thể sử dụng Skype ngay trong giao diện web.
Khía cạnh thứ hai cần xem xét cẩn thận là tên bạn chọn cho địa chỉ email của mình. Ngày nay, tốt nhất bạn chỉ cần sử dụng tên của mình, nếu có thể, làm địa chỉ email. Đừng sử dụng những cái tên khủng khiếp như [email protected] hoặc [email protected]. Khi bạn chuyển sang địa chỉ email mới, có thể bạn sẽ muốn giữ địa chỉ đó trong thời gian rất dài, vì vậy hãy chọn một cái tên hay.
Nhập email cũ
Bước tiếp theo là nhập tất cả email cũ của bạn vào Gmail hoặc Outlook. Điều này yêu cầu quyền truy cập POP3, điều mà hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email hiện nay đều hỗ trợ, nhưng nếu không, bạn có thể sẽ không thể chuyển tất cả email cũ của mình sang. Bạn có thể truy cập và chuyển tiếp email theo cách thủ công, nhưng có lẽ chỉ những nội dung quan trọng.
Nếu tất cả email của bạn đều ở phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn, bạn có thể nhập toàn bộ tệp PST của mình vào Gmail bằng cách thêm tài khoản Gmail của mình vào Outlook bằng IMAP, sau đó chỉ cần kéo và thả các thư mục cục bộ vào thư mục Gmail trong Outlook. Hãy xem hướng dẫn chi tiết này để biết hướng dẫn từng bước.
Giờ đây, nếu nhà cung cấp email của bạn hỗ trợ truy cập POP3 thì việc đưa email của bạn vào Gmail thực sự dễ dàng. Tôi đã viết hướng dẫn chi tiết giải thích cách nhập email vào Gmail từ các nhà cung cấp khác nhau.
Nếu bạn đang sử dụng Outlook.com thì quá trình này cũng rất dễ dàng. Đăng nhập, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và sau đó nhấp vào Tùy chọn. Hãy tiếp tục và nhấp vào Nhập tài khoản email.
Bạn có thể chọn từ Google, Yahoo hoặc nhà cung cấp dịch vụ email khác. Về cơ bản, tất cả những gì bạn phải làm là nhập địa chỉ email và mật khẩu để kết nối với tài khoản. Bạn cũng có thể bấm vào Tùy chọn nâng cao để nhập thông tin máy chủ email theo cách thủ công nếu nhà cung cấp của bạn sử dụng cổng không chuẩn, v.v.
Đó là về việc nhập email cũ vào Gmail và Outlook. Lưu ý rằng có thể mất vài ngày để các email cũ của bạn hiển thị nếu bạn có hàng nghìn email cần nhập.
Chuyển tiếp email cũ
Lưu ý rằng khi thiết lập nhập email trong Gmail và Outlook.com, các email mới đến địa chỉ email cũ của bạn rất có thể sẽ được nhập tự động nên bạn không cần phải thiết lập chuyển tiếp. Trong trường hợp của Gmail, nó sẽ chỉ nhập email mới trong 30 ngày, sau thời điểm đó bạn phải bật tính năng tự động chuyển tiếp email cũ theo cách thủ công.
Nếu bạn sắp rời khỏi Gmail, bạn có thể dễ dàng bật tính năng chuyển tiếp bằng cách truy cập Settings và sau đó bấm vào Chuyển tiếp và POP/IMAP chuyển hướng.
Nhấn vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp và nhập địa chỉ email mới của bạn. Nếu bạn không muốn chuyển tiếp mọi thứ, hãy nhấp vào tạo liên kết bộ lọc bên dưới nút.
Nếu bạn sắp rời khỏi Outlook.com, hãy truy cập Tùy chọn và sau đó bấm vào Chuyển tiếp email để nhập địa chỉ chuyển tiếp.
Xin nhắc lại, bạn chỉ cần thực hiện việc này trên nhà cung cấp email cũ nếu bạn không thấy email mới được nhập vào nhà cung cấp email mới của mình.
Thiết lập trả lời tự động
Tiếp theo, bạn muốn tiếp tục và thiết lập tính năng trả lời tự động hoặc trả lời tự động trên địa chỉ email cũ của mình để thông báo cho mọi người biết địa chỉ email này sẽ sớm bị vô hiệu hóa.
Trong Gmail, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách truy cập Settings và sau đó cuộn xuống phía dưới General tab. Ở đó bạn sẽ thấy Người trả lời kỳ nghỉ phần.
Bật nó lên, chọn một Ngày đầu tiênđừng kiểm tra bất cứ điều gì Ngày cuối rồi nhập chủ đề và nội dung email. Bạn cũng có thể chọn hộp ở phía dưới nếu bạn chỉ muốn tin nhắn được gửi đến danh bạ của mình được lưu trữ trên Google.
Trong Outlook.com, hãy đi tới Tùy chọn và bấm vào Gửi trả lời kỳ nghỉ tự động dưới Quản lý tài khoản của bạn. Lưu ý rằng tùy chọn này sẽ bị thiếu hoặc bị tắt nếu bạn không sử dụng tài khoản Outlook.com của mình hàng ngày.
Trên màn hình tiếp theo, bạn có thể nhập tin nhắn của mình giống như trong Gmail. Tôi sẽ chỉ bật tính năng trả lời tự động cho đến khi bạn quyết định đóng tài khoản hoàn toàn.
Cập nhật tất cả tài khoản trực tuyến
Đây có lẽ là phần khó nhất khi chuyển sang địa chỉ email mới. Hầu như mọi thứ chúng tôi thực hiện trực tuyến đều yêu cầu địa chỉ email làm điểm bắt đầu và điều đó có nghĩa là bạn phải cập nhật nhiều tài khoản theo cách thủ công.
Thật không may, không có cách nào dễ dàng để thực hiện công việc này. Bạn sẽ phải mất vài giờ hoặc vài ngày để xem từng trang một và cập nhật địa chỉ email.
Nếu bạn sử dụng trình quản lý mật khẩu như LastPass hoặc 1Password, bạn có thể nhanh chóng truy cập từng trang được lưu trữ và cập nhật địa chỉ. Nếu bạn không có bất kỳ hệ thống nào để theo dõi tài khoản của mình, tùy chọn tốt nhất tiếp theo là sàng lọc email của bạn và xem trang web nào đang gửi email.
Hy vọng rằng, với một chút lập kế hoạch và sắp xếp, bạn có thể chuyển sang địa chỉ email mới và không làm hỏng bất cứ điều gì! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng gửi bình luận. Thưởng thức!
