Phạm vi được đặt tên là một tính năng hữu ích nhưng thường không được sử dụng đúng mức của Microsoft Excel. Phạm vi được đặt tên có thể làm cho công thức dễ hiểu hơn (và gỡ lỗi), đơn giản hóa việc tạo bảng tính phức tạp và đơn giản hóa macro của bạn.
Phạm vi được đặt tên chỉ là một phạm vi (một ô đơn lẻ hoặc một phạm vi ô) mà bạn chỉ định tên. Sau đó, bạn có thể sử dụng tên đó thay cho tham chiếu ô thông thường trong công thức, macro và để xác định nguồn cho biểu đồ hoặc xác thực dữ liệu.
Việc sử dụng tên dải ô, như TaxRate, thay cho tham chiếu ô tiêu chuẩn, như Sheet2!$C$11, có thể giúp bảng tính dễ hiểu và gỡ lỗi/kiểm tra hơn.
Sử dụng dãy được đặt tên trong Excel
Ví dụ: hãy xem một mẫu đơn đặt hàng đơn giản. Tệp của chúng tôi bao gồm một biểu mẫu đặt hàng có thể điền vào với danh sách thả xuống để chọn phương thức giao hàng, cùng với trang thứ hai có bảng chi phí vận chuyển và thuế suất.
Phiên bản 1 (không có phạm vi được đặt tên) sử dụng tham chiếu ô kiểu A1 bình thường trong các công thức của nó (được hiển thị trong thanh công thức bên dưới).
Phiên bản 2 sử dụng các phạm vi được đặt tên, làm cho các công thức của nó dễ hiểu hơn nhiều. Phạm vi được đặt tên cũng giúp nhập công thức dễ dàng hơn vì Excel sẽ hiển thị danh sách tên, bao gồm cả tên hàm mà bạn có thể chọn bất cứ khi nào bạn bắt đầu nhập tên vào công thức. Bấm đúp vào tên trong danh sách chọn để thêm nó vào công thức của bạn.
Mở Người quản lý tên cửa sổ từ Công thức tab hiển thị danh sách tên phạm vi và phạm vi ô mà chúng tham chiếu.
Nhưng phạm vi được đặt tên cũng có những lợi ích khác. Trong các tệp ví dụ của chúng tôi, phương thức vận chuyển được chọn bằng cách sử dụng menu thả xuống (xác thực dữ liệu) trong ô B13 trên Trang tính 1. Sau đó, phương pháp đã chọn sẽ được sử dụng để tra cứu chi phí vận chuyển trên Trang 2.
Nếu không có phạm vi được đặt tên, các lựa chọn thả xuống phải được nhập thủ công vì việc xác thực dữ liệu sẽ không cho phép bạn chọn danh sách nguồn trên một trang tính khác. Vì vậy, tất cả các lựa chọn phải được nhập hai lần: một lần vào danh sách thả xuống và một lần nữa trên Trang tính2. Ngoài ra, hai danh sách phải khớp nhau.
Nếu xảy ra lỗi ở một trong các mục nhập trong một trong hai danh sách thì công thức chi phí vận chuyển sẽ tạo ra lỗi #N/A khi chọn sai lựa chọn. Đặt tên danh sách trên Sheet2 là Phương thức vận chuyển loại bỏ cả hai vấn đề.
Bạn có thể tham chiếu một phạm vi được đặt tên khi xác định xác thực dữ liệu cho danh sách thả xuống bằng cách nhập =Phương thức vận chuyển trong trường nguồn chẳng hạn. Điều này cho phép bạn sử dụng danh sách các lựa chọn nằm trên một trang tính khác.
Và nếu menu thả xuống tham chiếu đến các ô thực tế được sử dụng trong tra cứu (đối với công thức chi phí vận chuyển), thì các lựa chọn thả xuống sẽ luôn khớp với danh sách tra cứu, tránh lỗi #N/A.
Tạo một phạm vi được đặt tên trong Excel
Để tạo một phạm vi được đặt tên, chỉ cần chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn đặt tên, sau đó nhấp vào Hộp tên (nơi địa chỉ ô đã chọn thường được hiển thị, ngay bên trái Thanh Công thức), nhập tên bạn muốn sử dụng và nhấn Enter.
Bạn cũng có thể tạo một phạm vi được đặt tên bằng cách nhấp vào Mới trong cửa sổ Trình quản lý tên. Điều này mở ra một Tên mới cửa sổ nơi bạn có thể nhập tên mới.
Theo mặc định, phạm vi được đặt tên được đặt thành bất kỳ phạm vi nào được chọn khi bạn bấm vào nút Mới, nhưng bạn có thể chỉnh sửa phạm vi đó trước hoặc sau khi lưu tên mới.
Lưu ý rằng tên dải ô không thể bao gồm dấu cách, mặc dù chúng có thể bao gồm dấu gạch dưới và dấu chấm. Nói chung, tên nên bắt đầu bằng một chữ cái và sau đó chỉ chứa các chữ cái, số, dấu chấm hoặc dấu gạch dưới.
Tên không phân biệt chữ hoa chữ thường nhưng việc sử dụng chuỗi từ viết hoa, chẳng hạn như TaxRate hoặc November2018Sales, sẽ giúp tên dễ đọc và nhận biết hơn. Bạn không thể sử dụng tên dải ô bắt chước tham chiếu ô hợp lệ, chẳng hạn như Dog26.
Bạn có thể chỉnh sửa tên dải ô của mình hoặc thay đổi dải ô mà chúng tham chiếu bằng cửa sổ Trình quản lý Tên.
Cũng lưu ý rằng mỗi phạm vi được đặt tên có một phạm vi được xác định. Thông thường, phạm vi sẽ mặc định là Sách bài tập, có nghĩa là tên phạm vi có thể được tham chiếu từ bất kỳ đâu trong sổ làm việc. Tuy nhiên, cũng có thể có hai hoặc nhiều phạm vi có cùng tên trên các trang tính riêng biệt nhưng trong cùng một sổ làm việc.
Ví dụ: bạn có thể có tệp dữ liệu bán hàng với các trang tính riêng biệt cho Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3, v.v. Mỗi trang tính có thể có một ô (phạm vi được đặt tên) được gọi là MonthlySales, nhưng thông thường phạm vi của mỗi tên đó sẽ chỉ là trang chứa Nó.
Như vậy, công thức =ROUND(Doanh số hàng tháng,0) sẽ cung cấp doanh số tháng 2, làm tròn đến số nguyên đô la gần nhất, nếu công thức nằm trên bảng tháng 2, nhưng doanh số tháng 3 nếu trên bảng tháng 3, v.v.
Để tránh nhầm lẫn trong sổ làm việc có nhiều phạm vi trên các trang tính riêng biệt có cùng tên hoặc đơn giản là sổ làm việc phức tạp với hàng chục hoặc hàng trăm phạm vi được đặt tên, việc bao gồm tên trang tính như một phần của mỗi tên phạm vi có thể hữu ích.
Điều này cũng làm cho mỗi tên phạm vi trở nên duy nhất để tất cả các tên có thể có phạm vi Sổ làm việc. Ví dụ: January_MonthlySales, Feb_MonthlySales, Budget_Date, Order_Date, v.v.
Hai cảnh báo liên quan đến phạm vi của phạm vi được đặt tên: (1) Bạn không thể chỉnh sửa phạm vi của phạm vi được đặt tên sau khi nó được tạo và (2) bạn chỉ có thể chỉ định phạm vi của phạm vi được đặt tên mới nếu bạn tạo nó bằng cách sử dụng lệnh Mới nút trong Người quản lý tên cửa sổ.
Nếu bạn tạo một tên phạm vi mới bằng cách nhập nó vào Hộp Tên, phạm vi sẽ mặc định là Sổ làm việc (nếu không có phạm vi nào khác có cùng tên tồn tại) hoặc vào trang tính nơi tên đang được tạo. Do đó, để tạo một phạm vi được đặt tên mới có phạm vi được giới hạn trong một trang cụ thể, hãy sử dụng nút “Mới” của Trình quản lý Tên.
Cuối cùng, đối với những người viết macro, tên dải ô có thể được tham chiếu dễ dàng trong mã VBA bằng cách đặt tên dải ô trong ngoặc đơn. Ví dụ: thay vì ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(2,3) bạn chỉ cần sử dụng [SalesTotal] nếu tên đó đề cập đến ô đó.
Bắt đầu sử dụng các phạm vi được đặt tên trong bảng tính Excel của bạn và bạn sẽ nhanh chóng đánh giá cao những lợi ích! Thưởng thức!
