Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có thể bạn đã gặp phải tình huống có tên trong một ô và bạn cần tách tên đó thành các ô khác nhau. Đây là một sự cố rất phổ biến trong Excel và bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên Google và tải xuống 100 macro khác nhau được viết bởi nhiều người khác nhau để thực hiện việc đó cho bạn.
Tuy nhiên, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập một công thức để bạn có thể tự thực hiện và thực sự hiểu chuyện gì đang xảy ra. Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn nên tìm hiểu một số hàm nâng cao hơn để có thể thực hiện những điều thú vị hơn với dữ liệu của mình.
Nếu bạn không thích công thức và muốn giải pháp nhanh hơn, hãy cuộn xuống phần Văn bản thành cột phần hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Excel để thực hiện điều tương tự. Ngoài ra, văn bản gửi columns Tính năng này cũng hữu ích hơn khi sử dụng nếu bạn có nhiều hơn hai mục trong một ô cần tách. Ví dụ: nếu một cột có 6 trường kết hợp với nhau thì việc sử dụng các công thức bên dưới sẽ trở nên thực sự lộn xộn và phức tạp.
Tách Tên Trong Excel
Để bắt đầu, hãy xem cách tên thường được lưu trữ trong bảng tính Excel. Hai cách phổ biến nhất tôi từng thấy là tên đầu tiên họ chỉ với một không gian và họ, tên đầu tiên với một dấu phẩy ngăn cách hai. Bất cứ khi nào tôi nhìn thấy chữ cái đầu ở giữa, nó thường là tên đầu tiên trung bình họ như dưới đây:
Sử dụng một số công thức đơn giản và kết hợp một vài công thức đó lại với nhau, bạn có thể dễ dàng tách tên, họ và tên đệm thành các ô riêng biệt trong Excel. Hãy bắt đầu với việc trích xuất phần đầu tiên của tên. Trong trường hợp của tôi, chúng ta sẽ sử dụng hai hàm: left và search. Về mặt logic, đây là những gì chúng ta cần làm:
Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí rồi lấy ra tất cả các chữ cái ở bên trái vị trí đó.
Đây là một công thức đơn giản giúp thực hiện công việc một cách chính xác: =LEFT(NN, TÌM KIẾM(” “, NN) – 1), trong đó NN là ô có tên được lưu trong đó. -1 ở đó để xóa khoảng trắng hoặc dấu phẩy thừa ở cuối chuỗi.
Như bạn có thể thấy, chúng ta bắt đầu với hàm left, hàm này nhận hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ đầu chuỗi. Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi tìm kiếm khoảng trắng bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép và đặt dấu cách ở giữa. Trong trường hợp thứ hai, chúng tôi đang tìm kiếm dấu phẩy thay vì dấu cách. Vậy kết quả của 3 kịch bản tôi vừa đề cập là gì?
Chúng ta có tên từ hàng 3, họ từ hàng 5 và tên từ hàng 7. Tuyệt vời! Vì vậy, tùy thuộc vào cách lưu trữ dữ liệu của bạn, giờ đây bạn đã trích xuất được họ hoặc tên. Bây giờ đến phần tiếp theo. Đây là những gì chúng ta cần làm một cách hợp lý bây giờ:
– Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí rồi trừ vị trí đó khỏi tổng chiều dài của chuỗi. Đây là công thức sẽ như thế nào:
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
Vì vậy bây giờ chúng ta sử dụng đúng chức năng. Điều này cũng có hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ cuối chuỗi sang trái. Vì vậy, chúng tôi muốn độ dài của chuỗi trừ đi vị trí của dấu cách hoặc dấu phẩy. Điều đó sẽ cung cấp cho chúng ta mọi thứ ở bên phải dấu cách hoặc dấu phẩy đầu tiên.
Tuyệt vời, bây giờ chúng ta có phần thứ hai của tên! Trong hai trường hợp đầu tiên, bạn đã hoàn thành khá nhiều việc, nhưng nếu có chữ cái đầu ở giữa trong tên, bạn có thể thấy rằng kết quả vẫn bao gồm họ có chữ cái đầu ở giữa. Vậy làm thế nào để chúng ta có được họ và loại bỏ chữ cái đầu ở giữa? Dễ! Chỉ cần chạy lại công thức mà chúng ta đã sử dụng để lấy phần thứ hai của tên.
Vì vậy, chúng ta chỉ đang thực hiện một quyền khác và lần này áp dụng công thức trên ô kết hợp họ và tên đệm. Nó sẽ tìm khoảng trắng sau chữ cái đầu ở giữa và sau đó lấy độ dài trừ đi vị trí của số khoảng trắng ở cuối chuỗi.
Vì vậy, bạn có nó! Bây giờ bạn đã tách họ và tên thành riêng biệt columns sử dụng một vài công thức đơn giản trong Excel! Rõ ràng, không phải ai cũng có định dạng văn bản theo cách này, nhưng bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nó cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Văn bản thành cột
Ngoài ra còn có một cách dễ dàng khác để bạn có thể tách văn bản kết hợp thành các văn bản riêng biệt. columns trong Excel. Đó là một tính năng được gọi là Văn bản thành cột và nó hoạt động rất tốt. Sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có một cột có nhiều hơn hai phần dữ liệu.
Ví dụ: bên dưới tôi có một số dữ liệu trong đó một hàng có 4 phần dữ liệu và hàng kia có 5 phần dữ liệu. Tôi muốn chia nó thành 4 columns và 5 columns, tương ứng. Như bạn có thể thấy, việc cố gắng sử dụng các công thức trên sẽ không thực tế.
Trong Excel, đầu tiên hãy chọn cột muốn tách. Sau đó, hãy tiếp tục và nhấp vào Dữ liệu tab và sau đó bấm vào Văn bản thành cột.
Thao tác này sẽ hiển thị trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột. Ở bước 1, bạn chọn xem trường có chiều rộng được phân cách hay cố định. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Được phân cách.
Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ chọn dấu phân cách. Bạn có thể chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc nhập một tùy chỉnh.
Cuối cùng bạn chọn định dạng dữ liệu cho cột. Thông thường, Tổng quan sẽ hoạt động tốt với hầu hết các loại dữ liệu. Nếu bạn có nội dung cụ thể như ngày tháng thì hãy chọn định dạng đó.
Nhấp chuột Hoàn thành và xem cách dữ liệu của bạn được phân tách một cách kỳ diệu thành columns. Như bạn có thể thấy, một hàng biến thành năm columns và cái còn lại thành bốn columns. Tính năng Chuyển văn bản thành Cột rất mạnh mẽ và có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Nếu bạn gặp vấn đề khi tách tên không theo định dạng tôi có ở trên, hãy đăng nhận xét kèm theo dữ liệu của bạn và tôi sẽ cố gắng trợ giúp. Thưởng thức!
