Bạn đang tìm cách cộng tác với những người khác trên tài liệu Word? Nếu vậy, bạn có thể thực hiện điều đó rất dễ dàng trong chính Word. Tính năng này đã có trên một số phiên bản Office và nó hoạt động ngay cả khi bên nhận chưa cài đặt Word trên hệ thống của họ.
Lưu ý rằng để bắt đầu chia sẻ tài liệu trong Word, bạn phải lưu tài liệu của mình lên đám mây. Không phải tất cả tài liệu của bạn nhưng ít nhất là tài liệu sẽ được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là trước tiên bạn cần thiết lập tài khoản OneDrive, sau đó đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình từ bên trong Word.
Chia sẻ tài liệu Word
Khi bạn đã thiết lập OneDrive đúng cách trong Word, hãy tiếp tục và nhấp vào Chia sẻ nút ở phía trên bên phải của màn hình.
Thao tác này sẽ hiển thị một khung ở phía bên phải màn hình. Nếu tài liệu chưa được lưu vào đám mây, bạn sẽ phải nhấp vào nút Lưu vào đám mây cái nút.
Điều này sẽ đưa ra Lưu thành hộp thoại này đã được đặt thành OneDrive. Đặt tên cho tập tin của bạn và lưu nó.
Khi nó đã được lưu và tải lên đám mây, hãy quay lại Chia sẻ hộp thoại và bây giờ bạn có thể mời mọi người tham gia. Nhập địa chỉ email, chọn xem họ có thể chỉnh sửa địa chỉ đó hay chỉ xem địa chỉ đó rồi gửi kèm thông báo tùy chọn.
Ở đầu nhận, một email sẽ đến bao gồm liên kết đến tài liệu được lưu trữ trong tài khoản OneDrive của bên gửi:
Khi người dùng nhấp vào liên kết, nó sẽ đưa họ đến phiên bản trình duyệt của Word có tên là Word Online, nơi tài liệu có thể được chỉnh sửa.
Nhấn vào Chỉnh sửa trong trình duyệt và bạn sẽ nhận được giao diện dải băng quen thuộc của chương trình Word trên máy tính để bàn. Người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu mà không cần cài đặt Word hoặc cần có tài khoản OneDrive.
Tài liệu sẽ tự động lưu nên người dùng không phải lo lắng về việc cố gắng tự lưu tài liệu. Về phía bạn, bạn sẽ thấy một thông báo bật lên cho biết những người khác đang chỉnh sửa tài liệu và hỏi xem bạn có muốn tự động chia sẻ các thay đổi khi chúng diễn ra hay không. Tôi khuyên bạn nên nhấp vào Đúng đây.
Lưu ý rằng bạn sẽ không thấy những thay đổi từ những người dùng khác cho đến khi bạn lưu tài liệu. Nếu bạn bấm vào Tệp, bạn sẽ thấy một thông báo mới trên tab Thông tin có nội dung Cập nhật tài liệu có sẵn.
Hãy tiếp tục và lưu tài liệu của bạn và bạn sẽ nhận được một thông báo khác giải thích rằng những thay đổi mới do người khác thực hiện sẽ được hiển thị bằng lớp phủ màu xanh lục.
Nhấp chuột OK và duyệt qua tài liệu của bạn. Bất cứ điều gì có màu xanh lá cây là những gì đã được người khác thay đổi hoặc thêm vào. Trong thử nghiệm của tôi, nếu ai đó xóa nội dung nào đó khỏi tài liệu, nó sẽ không hiển thị bất kỳ nội dung nào có màu xanh lục.
Lưu ý rằng sau khi bạn lưu tài liệu, phần đánh dấu màu xanh lục sẽ biến mất cho đến khi những thay đổi mới được thực hiện. Nếu bạn muốn theo dõi những thay đổi đang được thực hiện, bạn nên kích hoạt Theo dõi các thay đổi trên tài liệu trước khi bạn chia sẻ nó, nếu không thì thật khó để biết điều gì đang xảy ra, đặc biệt nếu có nhiều người đang chỉnh sửa tài liệu.
Ở trên, tôi đã kích hoạt Theo dõi các thay đổi trên Ôn tập tab và bây giờ ngoài văn bản được đánh dấu màu xanh lá cây, tôi còn có các thanh dọc màu đỏ ở cột bên trái. Vì các thao tác xóa không hiển thị bằng màu xanh lục nên bạn chỉ có thể xem chúng bằng cách theo dõi các thay đổi. Nhấp vào dòng màu đỏ và nó sẽ hiển thị cho bạn nội dung đã xóa trong gạch ngang.
Nhìn chung, Word là một công cụ tuyệt vời để cộng tác trong thời gian thực với nhiều tác giả hoặc biên tập viên và khía cạnh đồng bộ hóa hoạt động rất tốt. Một tính năng mà tôi nhận thấy là khi người khác đang chỉnh sửa một đoạn văn nhất định, nó sẽ ngăn người khác chỉnh sửa phần đó cho đến khi người đầu tiên hoàn thành. Điều này đảm bảo rằng mọi người không ghi đè lên các phần giống nhau cùng một lúc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng bình luận. Thưởng thức!
