Bạn đang tìm cách theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với bảng tính Excel? Có nhiều trường hợp bạn phải phân phối tệp cho nhiều người và theo dõi những thay đổi đã được thực hiện. Bạn có thể muốn theo dõi thời điểm thực hiện thay đổi, ai thực hiện thay đổi, thay đổi xảy ra ở ô nào và dữ liệu nào đã được thay đổi.
Excel có sẵn tính năng theo dõi có thể xử lý tất cả các trường hợp trên. Bạn có thể dễ dàng xem lại tất cả các thay đổi trực tiếp trên trang tính và bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Có một số điểm cần nhớ về tính năng theo dõi của Excel:
1. Bật theo dõi không có nghĩa là bạn có thể hoàn nguyên bảng tính về trạng thái trước đó bằng cách hoàn tác các thay đổi. Về cơ bản nó là một tệp nhật ký ghi lại mọi thứ và thế là xong. Bạn có thể truy cập và xem dữ liệu nào đã bị xóa hoặc thêm theo cách thủ công nhưng bạn sẽ phải tự mình thực hiện các thay đổi đối với bảng tính.
2. Bật theo dõi không có nghĩa là mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được ghi lại. Mọi dữ liệu được lưu trữ trong một ô đều được theo dõi nhưng những thay đổi khác như định dạng thì không. Những thay đổi khác không được theo dõi bao gồm ẩn/hiện hàng và columnsnhận xét và giá trị ô thay đổi do tính toán lại công thức.
3. Lịch sử thay đổi chỉ được lưu giữ trong 30 ngày theo mặc định. Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với trang tính Excel rồi mở lại sổ làm việc sau 45 ngày thì bạn sẽ có thể xem lịch sử thay đổi trong tất cả 45 ngày cho đến khi bạn đóng sổ làm việc. Khi bạn đóng nó, mọi lịch sử thay đổi cũ hơn 30 ngày sẽ biến mất. Điều đó có nghĩa là lần tiếp theo bạn mở nó, bạn sẽ không thể thấy thay đổi mà bạn đã thực hiện 45 ngày trước đó.
4. Bất cứ khi nào bạn bật theo dõi, sổ làm việc sẽ trở thành sổ làm việc được chia sẻ. Điều này có nghĩa là nhiều người dùng sẽ thực hiện thay đổi đối với tài liệu.
Bây giờ bạn đã biết một số điều cơ bản về cách hoạt động của tính năng theo dõi trong Excel, hãy nói về cách bật tính năng này, thay đổi cài đặt và theo dõi các thay đổi!
Nội dung bài viết
Kích hoạt theo dõi
Hãy tiếp tục và bật theo dõi trước. Mở Excel và nhấp vào Ôn tập tab trên dải băng. Ở ngoài cùng bên phải, bạn sẽ thấy một tùy chọn có tên Theo dõi các thay đổi Bên dưới Thay đổi phần.
Bấm vào nút và chọn Đánh dấu các thay đổi. Bạn sẽ nhận được một hộp thoại nơi bạn cần đánh dấu vào tùy chọn “Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn”.
Bạn có một số tùy chọn ở đây bao gồm Khi, AiVà Ở đâu. Vì Khi, Tất cả có nghĩa là mọi thay đổi sẽ được đánh dấu. Bạn cũng có tùy chọn đánh dấu các thay đổi kể từ lần cuối bạn lưu tài liệu, kể từ một ngày cụ thể hoặc những thay đổi chưa được xem xét.
Nếu bạn kiểm tra Ai, bạn có thể chọn theo dõi những thay đổi do bất kỳ ai thực hiện hoặc những thay đổi do mọi người thực hiện ngoại trừ bạn. Các Ở đâu tùy chọn cho phép bạn chỉ theo dõi các thay đổi đối với một phần cụ thể của bảng tính. Chỉ cần nhấp vào nút ở bên phải và chọn phạm vi ô bạn muốn theo dõi.
Cuối cùng, bạn có thể bỏ chọn Đánh dấu những thay đổi trên màn hình tùy chọn nếu bạn không muốn người khác biết bạn đang theo dõi những thay đổi. Theo mặc định, sau khi bạn bắt đầu theo dõi và tùy chọn này được chọn, mọi ô đã thay đổi sẽ hiển thị mũi tên nhỏ ở trên cùng bên trái để cho biết ô đó đã được thay đổi.
Ngoài ra, nếu bạn bấm vào một ô đã thay đổi (với Đánh dấu những thay đổi trên màn hình được bật), bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên nhỏ hiển thị giá trị đã được thay đổi từ đâu và được thay đổi thành gì và vào thời điểm nào. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn Đánh dấu các thay đổi trên màn hình, hình tam giác nhỏ màu đen đó sẽ không hiển thị.
Vì vậy, những gì bạn có thể làm, chẳng hạn, là ẩn các thay đổi trên màn hình bằng cách không chọn hộp, gửi tệp của bạn cho tất cả những người phải thực hiện các thay đổi đối với nó và khi bạn lấy lại được, chỉ cần truy cập Theo dõi các thay đổi và kiểm tra lại hộp.
Định cấu hình theo dõi
Bước tiếp theo là xem xét các cài đặt để theo dõi và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Chia sẻ sổ làm việc nút nằm ngay bên trái của Theo dõi các thay đổi cái nút. Bấm vào Trình độ cao tab khi Chia sẻ sổ làm việc hộp thoại bật lên.
Tại đây, bạn có thể thay đổi số ngày để lưu giữ lịch sử thay đổi thành khoảng thời gian khác ngoài 30 ngày. Theo mặc định, các thay đổi được cập nhật khi tệp được lưu, nhưng bạn có thể thực hiện để nó tự động được thực hiện sau mỗi vài phút. Cuối cùng, bạn có thể chọn cách bạn muốn giải quyết xung đột: bằng cách được yêu cầu hoặc chỉ đơn giản là để thay đổi cuối cùng khi lưu tệp giành chiến thắng.
Xem thay đổi
Khi bạn đã bật tính năng theo dõi và thực hiện một số thay đổi, bạn có thể nhấp lại vào nút Theo dõi Thay đổi, nhấp vào Đánh dấu Thay đổi và bạn sẽ nhận thấy rằng Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới hộp không còn màu xám nữa.
Kiểm tra điều đó và nhấp vào OK. Một bảng tính mới có tên Lịch sử sẽ được thêm vào để cho phép bạn xem tất cả các thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc đó.
Tại một thời điểm nào đó, bạn sẽ cần phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi. Bạn có thể xem lại tất cả các thay đổi, sau đó chọn những thay đổi bạn muốn giữ hoặc loại bỏ.
Chỉ cần nhấp chuột vào Theo dõi các thay đổi một lần nữa và chọn Chấp nhận/Từ chối Thay đổi. Chọn các tùy chọn để chọn những thay đổi bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối. Nếu bạn muốn xem lại tất cả các thay đổi, chỉ cần để lại Khi đã kiểm tra và đảm bảo nó được đặt thành Chưa được đánh giá.
Nhấp chuột OK và Excel sẽ bắt đầu hiển thị cho bạn từng thay đổi đã được thực hiện và cung cấp cho bạn tùy chọn để Chấp nhận hoặc Từ chối. Bạn cũng có thể Chấp nhận tất cả hoặc Từ chối tất cả thay đổi nếu bạn thích.
Nếu bạn từ chối một thay đổi, thay đổi đó sẽ ngay lập tức trở lại trạng thái ban đầu trong ô đó. Cần lưu ý rằng nếu một ô khác tham chiếu đến nội dung của ô bị từ chối thì giá trị đó cũng sẽ thay đổi khi giá trị ô được tham chiếu quay trở lại. Điều này có thể khiến công thức bị hỏng, v.v., vì vậy hãy cẩn thận.
Đó là nó! Giờ đây, bạn có thể dễ dàng theo dõi mọi thay đổi được thực hiện đối với bảng tính Excel của mình bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, gửi bình luận. Thưởng thức!